Hoe vaak moet een RI&E worden geactualiseerd?
De Risico Inventarisatie en Evaluatie is voor veel organisaties een momentopname. Hij wordt opgesteld, netjes gearchiveerd en daarna vergeten. Maar zo werkt het niet. De Arbowet stelt niet alleen dat je een RI&E moet hebben, maar ook dat deze actueel moet zijn. En dat vraagt om regelmatig onderhoud en moeten we de RI&E actualiseren.
Veel organisaties vragen zich af hoe vaak een RI&E precies moet worden aangepast. Daar is geen vast jaartal voor, maar er zijn wel duidelijke richtlijnen en signalen waarop je kunt sturen. In deze blog leggen we uit wanneer actualisatie verplicht is en waarom wachten risico’s met zich meebrengt.
De wettelijke eis: actueel houden
De Arbowet is helder: je moet als werkgever zorgen dat je RI&E actueel is. Dat betekent dat deze het huidige werk, de medewerkers, processen en omstandigheden correct weerspiegelt. Is er iets veranderd in je organisatie, dan moet je de RI&E daarop aanpassen.
De wet noemt geen vaste termijn, maar in de praktijk geldt een richtlijn van elke drie tot vijf jaar. Maar dat geldt alleen als er tussendoor niets verandert. Bij een verbouwing, nieuwe machines, andere functies of groei in personeel moet de RI&E direct worden herzien. Wachten tot het misgaat is geen optie.
Zorg dus dat je structureel toetst of de situatie nog klopt. Alleen dan vormt de RI&E een bruikbare basis voor je arbobeleid.
Waarom de RI&E actualiseren nodig is
Risico’s ontwikkelen zich. Wat vijf jaar geleden nog veilig leek, kan door nieuwe werkwijzen of personele veranderingen ineens risicovoller worden. Ook binnen teams kunnen verschuivingen ontstaan, zoals meer werkdruk, andere verdeling van taken of nieuwe leidinggevenden. Al deze factoren hebben invloed op veiligheid en gezondheid op de werkvloer.
Daarnaast verandert ook de wet- en regelgeving. Denk aan nieuwe verplichtingen rondom PSA, ergonomie of agressie op de werkvloer. Als je RI&E hier niet op aansluit, loop je niet alleen achter, maar voldoe je mogelijk niet meer aan de regels. En dat kan bij inspecties leiden tot sancties.
Een RI&E is dus geen eenmalig document, maar een dynamisch instrument dat mee moet bewegen met je organisatie.
Maak actualisatie onderdeel van je beleid
De beste manier om je RI&E actueel te houden, is door dit structureel onderdeel te maken van je veiligheidsbeleid. Plan bijvoorbeeld elk jaar een evaluatiemoment in en koppel dit aan andere vaste momenten, zoals de jaarplanning of beleidsherziening. Zo voorkom je dat het erbij inschiet.
Betrek ook de preventiemedewerker of arboprofessional bij dit proces. Zij kunnen veranderingen signaleren en helpen bij het updaten van de risico’s en het plan van aanpak. Zo zorg je dat veiligheid en gezondheid op de werkvloer meer zijn dan een checklist, maar echt ingebed zijn in de dagelijkse praktijk.
Een actuele RI&E laat zien dat je bewust bezig bent met arbeidsrisico’s en dat je medewerkers serieus neemt. Dat is niet alleen goed voor de veiligheid, maar ook voor het vertrouwen binnen je organisatie.